今更聞けない！？よく使うビジネスメールの書き方まとめ
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今更ですがビジネスメールを上手く活用出来ていますか？活用するにはマナーを知り、それに沿ってメールをする必要があります。文章のみで相手とやり取りするので、細かい配慮や言葉の言い回しなどを工夫したり、5Ｗ2Ｈを明確にし分かりやすく心がけることなどが大切になってきます。今回はメールを書く際の注意点や返信する時の注意点や書き方などを紹介していきます。
メール文書を書く前の注意点
相手のことを考えたメールを送るように意識しましょう。要件を伝えるだけでは気持ちよく仕事をしてくれない可能性があります。相手により気持ちよく仕事をしてもらい、お互いが気持ちよく仕事できる状況が望ましいです。その状況になるべく近づける為にポイントをまとめましたので参考にしてみてください。
・相手の時間をなるべく取らせないように意識する。
・漢字などのミスがなるべくないように心がける。
・期日がいつかなどをパッと見て分かるようにする。
・要件がどういった内容なのか分かりやすく伝える。
ビジネスメールを書く際の注意点
・相手の視点にきちんと合った文章
⇒自分本位なものにならないようにしましょう。
⇒メールの内容は分かりやすくしましょう。
・メールのやり取りを１往復で済ます様に工夫する
必要な情報が抜けていたり、期日などの日にちが抜けている文章は確認の為のやりとりが増えます。何かを依頼する場合、いつまでに、どのような、何を報告すればいいのかなどを相手に分かるようにメールしないと、何度もやりとりする羽目になります。また、選択肢が複数ある場合、その可能性をいくつか挙げてどれが一番ふさわしいかを選んでいただくこともおススメです。また、なかなか返信が出来ない場合は、「またご相談下さい」など一言添えておくだけで、コミュニケーションがスムーズになると思います。
・相手から送られてきたメールはなるべく繰越せず、早めに返信しましょう。
⇒回答が難しい場合は「再度ご連絡させていただきます」などのメールを送りましょう。
・仕事のメールは件名を分かりやすくしましょう
メールの件名に注意しましょう。件名は文章全体の要約を意味します。その件目を見れば、何が言いたいのかが分かるように意識しましょう。件名を付ける場合は冒頭に【】を入れて共有すべきことなのか、確認なのか、報告なのかなどを記載し、その後に日付や担当者名など要件を書き相手にわかりやすい件名にしましょう。
・相手に冷たくとられ過ぎない、命令口調になり過ぎないように注意
⇒強い言葉になりすぎないように意識しましょう。
・メールを送る側の配慮が大切
取引相手や社内の役職者、管理職についている方は、１日で受信するメールの数がもの膨大になっていると思います。あらゆる報告がその人に集まってくるので、担当される方はメールを開封し、内容に対して返信するだけでもかなりの労力をとられてしまうので、メールを送る側がいかに分かりやすく、解決しやすいように意識したメールを送れるかで、お互いの業務効率が変わってきます。また、それだけ多くの報告がくる中できちんと目を通してもらえるように相手への配慮も必要です。
相手に不快を与える仕事のメールは？
メールのやり取りで相手をイライラさせてしまったり、また不快に感じたことが少なからずあると思います。自分自身の経験も含めて不快に感じた理由をいくつかご紹介します。
・文章が曖昧で目的や意図が伝わらないメール
・文章の始まり方や、終わり方など配慮に欠けている
・必要である情報が書いておらず、やり取りを何度かしないといけない
・件名がまとめっていない
・言葉遣いが上から目線で、攻撃的に感じる
・長文で何がポイントなのかわからない
不快のメールを減らすために
・件名を要約する
・内容が長くなりすぎずに簡潔に伝えることが大切
→具体的に指示を入れることや、1つの文章を50文字前後に納めることが大切
・きちんと空白を作る
→次の文章のが読みやすくなります。
・箇条書きなどで伝えたいポイントをまとめる
→相手に目的が伝わりやすくなります。
仕事でメールを使う際に知っおくべきマナーは？
これはいくつかあり過ぎますが、思いつく範囲で紹介します。
・仕事のメールで使う専門用語について
専門用語やカタカナ語を使う場合、注意が必要です。取引先からする普段使っている専門用語に関して、知らないこと多いと思います。専門用語やカタカナで並べられた文章は理解できないケースも多く、相手への配慮がかけています。「コンセンサス」や「バーター」などいろいろな言葉がありますが、相手が分かっているなら良いのですが、そうでない場合、業界用語なるべく使わず誰にでも分かる言葉を使いましょう。
・フォーマットに沿ったメールを送る
相手がフォーマットを指定してきた場合が必ずそれに沿って文章を作成しましょう。そうすることで、相手の業務が円滑に行えるようになります。
・相手への労いの言葉を入れる
「～をお願いします。」「～して下さい。」など上から目線と思われるような表現は避けた方が良い時もあります。「～していただけると幸いです。」「～していただけると助かります。」などの表現に変えると良いと思います。文章の前には「お手数をおかけしますが」などの相手の経営を払う言葉を使うこともおススメです。また、基本的なことですが「ありがとうございます」などの言葉は大切です。
・顔文字や（笑）などの使用は避ける
顔文字や（笑）などは、社内、社外問わず、ビジネスの場としてはふさわしいとは言いません。ショートメッセージLINEなどではいいかもしれませんが、そうでない場合あまり使うことはお勧めしません。使用することで、少しバカっぽく見てしまうケースもあります。
・社風に合わせることも大切
「お疲れ様です。」などの前置きが不要で、件名もあえてシンプルにしている企業もあります。社風に合わせて対応することが必要になります。
・仕事のメールで挨拶が大切
当たり前ですが挨拶をきちんとしましょう。社内メールの書き出しは「お疲れ様です」などでいいと思いますが、取引先には「お世話になっております」など挨拶を冒頭に入れるようにしましょう。また、自社の社名を含めて、あまり長くならない程度にきちんと自分のことを名乗りましょう。また、何かを依頼するときは背景も分かりやすく伝えることをお勧めします。
ビジネスメールを送る際の注意点
メールを送る際に気をつけたいポイントが3点あります。
①署名欄に情報詰め込みすぎないこと。詰め込みすぎで逆に読みずらくなってしまい、迷惑メールと判断されてしまう場合もありますので、署名欄は自分の情報を分かりやすく書くようにしましょう。
②メールを送る際、テキスト形式を選択するといいと思います。html形式で送った場合、文字の変色や編集しやすい特性がありますが、企業によっては受信を拒否しているケースもあるので気をつけましょう。
③ファイルを送る際は必ず画像が適切かどうかの確認と圧縮して送るようにしましょう。画像ファイルが大きい場合、相手のメールサーバーの容量とってしまいますし、開くのにも時間が掛かってしまいます。ソフトウェアを使って圧縮を行いましょう。圧縮におススメのサイトはtinypng⇒https://tinypng.com/
仕事メールの返信に関して
メールの返信するのにもマナーが大切になります。その大切なポイントいくつか紹介していこうと思います。
・敬称や敬語を間違えないようにしましょう
・日程を聞かれた場合などは日取りなどを間違えないようにしましょう。
・顔文字や絵文字も使用を控えましょう。
・メールを催促したい場合
メールの返信がなく迷惑していますなどはすごく攻撃的すぎるので避けましょう。
「その後いかがでしょうか？」「どのようになっていますでしょうか？」など使用することをお勧めします。
・お誘いを断る場合
お誘いを受けた時にお断りしたことも当然あると思います。はっきり「結構です」「いりません」などの返信だと、ぶっきらぼうな印象を与えてしまうこともあります。その場合、「お気持ちだけは頂戴いたします」など前置きを言うのは良いと思います。何か依頼を断る場合は「私には力がおよびません」などへりくだった言い方や「どうぞご勘弁下さい」などの丁寧な言い方をしてもいいと思います。
仕事メールの書き方について
メールの書き出しも注意が必要です。基本的なフォーマットをご紹介します。
先ず基本的に１行目に会社名（略式は書かず正式な名称で記載しましょう。）
２行目にはメールをやり取りしている方の部署名を記載します。
３行目には肩書や名前、敬称を書くようにしましょう。
書き出しはいろいろありますが使いやすいのが「いつもお世話になっております」。
ライトすぎる場合は「貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」などが良いと思います。
貴社と使っているのでこれは完全に法人向けの書き出しです。
久々に会う人には「ご無沙汰しております」。
つい最近会った方には「先日は誠にありがとうございました」。
など、前置きな言葉を使うといいと思います。
全く顔も知らない人に対しては「突然のメールで失礼いたします」。
などの前置きをするようにしましょう。
・メールの結びについて
メールの最後の結びをいれましょう。
「何卒よろしくお願い申し上げます」
「〇〇様によろしくお伝えください」
「用件のみにて失礼いたします」
などの結びを入れる方が良いと思います。
・返信が必要な場合の結び
「恐れ入りますがご確認の上ご返答よろしくお願い申し上げます」、「恐縮ですが至急ご返信ご連絡よろしくお願いします」など至急の場合は使用しても良いと思います。
・メールを分かりやすくする為の5Ｗ２Ｈ
社内メール、社外メールでも両方で使えることですが、５W２Hを意識して文章をまとめていきましょう。
・いつ
・どこで
・誰と
・なぜ
・何を
・どのように
・いくらで
などを簡潔にまとめて文章を書くようにしましょう。
・仕事のメールで返信する際に気を付けたいこと
返信をする場合、件目は消さずそのまま返信ボタン押すと、頭にRe:がつくのでつけたままメールを返信しましょう。ただ、何度も何度も返信すると、頭にRe：Re：Reとなってしまうので、こうした場合は削除して1つに収めるようにしましょう。
・要望に応えられないときなどの返信方法
現状では要望に沿えない場合や、難しい場合はなぜ難しいのか、背景を伝えてそれが対応完了次第できますが、大丈夫でしょうか？などを具体的に相手に指示を返すようにしてあげるとメールのやりとりも少なく済みます
・相手の言っていることを引用する場合
メールで相手が言っていることを引用して使う場合は、＞など引用していることが分かるようにしましょう。なるべく引用する場合は文章を全て使うのではなく、ポイントを押さえて引用するようにしましょう。また返信はずるずる引き延ばさず、なるべく早く行うことが大切です。どうしても即決できない回答以外は基本的には早く返信を行うことで、ため込まないようになり、自身の業務の効率も上がる可能が高くなります。ただ、どうしても、確認が必要な場合は「連絡が分かり次第、改めてご連絡させていただきます」など簡単なメールを一言送る方が好ましいです。こうした配慮で相手とのやりとりが円滑になってきます。
・ビジネスメールを転送する場合の注意点
メールを第三者に転送する場合、件名にＦｗ:と記載されます。転送する場合も返信と同様いつけたままメールを送りましょう注意。する点はに転送する文書を改変しないようにしましょう。また、名前など個人情報が含まれている場合は削除することを忘れないようにしましょう。
仕事のメールに返信がない場合や無視されることもある
メールを送ったけど返信が来ない場合、いろいろな事情が考えられます。気になる方は、先ほどのように催促メールを送るのもいいと思います。自分も含めて、メールを無視する人の心理状態はどのような状況が想定されるかをいくつか考えてみました。
・非常に面倒と思っている
メールを含めて業務が遅い人は与えられたことに対して、面倒なのでやらないという選択肢を取る方も中にはいらっしゃいます。相手がそういう人の場合はメールを読まない人もいる、ということを理解した上でメールを送られると良いと思います。なるべく、すぐに返信するようにしてください。
・優先順位が低い
これは難しいところでありますが、解釈によってメールの重要度が変わってきます。重要だと思うメールであれば返信しますし、あまり重要じゃないなという場合はメールを返信しないケースもあります。この場合メールの件名に【要返信】など記載しておくことで解決できます。
・相手に会えて不快感を与える
メールをしないということは、相手との関係を避けているということが多くあります。そうしたことに心当たりがある方は、少し時間をおいてコミュニケーションをとるといいかもしれません。
・タイミングが悪い
これは良くあります。メールの返信であったり何でもそうなんですが、回答する際には時間タイミングとても自由になります。
仕事で使うべきメールアドレスは？どんなアドレスが良いのか？
フリーランスの方ならYahoo!メール、Hotmail、Gmailなどを使う人も多くなっています。ただこうしたメールでなく、独自で取得したメールを使うことで、自分をブランディングすることができます。相対的に見て周りがGmailを使っている中で1人だけ、自分のドメイン使っていたら、しっかりした人だと印象与えることができると思います。
・メールの取得方法
インターネット調べればすぐに出てきます。
有名なサービスでいうとお名前.com、ムームードメインなどが有名です。
因みに、メールの後ろにつくのは.comは商業組織用で主に使われます。
netはネットワーク用
infoは用途に制限はなくどんなところでも使えます。
.jpは株式会社などによく使われます。
co.jpは株式会社などに使われ、or.jpは財団法人や共同組合など国際機関など法人組織が登録可能となっています。
メールにおける便利な機能
便利な機能は名メールソフトによって違いますが、共通しているものも多いと思います。
・フォルダー分け機能
⇒フォルダー分けすることで誰から来たメールなのか？
⇒件名や日付は検索できる
・ラグを立てることが出来る
⇒重要度を判別することが出来ます。
・文書の書き始めの署名や文末の設定出来る
⇒書き出しの手間が省ける、書き忘れを防止できる。
⇒よく使う挨拶や結びを登録しておくこが出来る。
・メール配信予約機能などがある
⇒時間をおいてやり取りしたい相手に便利
まとめ
いかがだったでしょうか？私の知る限りの情報なので使いこなせばもっと便利なビジネスメール。得意じゃないという方も少しづつ使えるようになることで、仕事の効率がもっと上がると思います！